Vorgangsarten

Die an das VLB gesendete Excel-Datei muss einer der auf dieser Seite beschriebenen Vorgangsart zugeordnet werden. Diese Zuordnung geschieht über den Dateinamen.
Für jede Vorgangsart sind Pflichtfelder festgelegt, da Titel sonst nicht in das VLB importiert werden können. Folglich sind die Spalten der Excel-Meldung, in denen sich Pflichtfeldangaben befinden, vollständig zu befüllen. Des Weiteren sind abhängig von der Vorgangsart auch noch andere Felder möglich.

Bitte beachten Sie: Die Vorgangsart gilt für alle in der Excel-Datei enthaltenen Produkte.

Um eine Vorgangsart auszulösen, muss die an das VLB gesendete Datei die folgenden Konventionen einhalten.

Um Ihnen das Erstellen der Excel-Titelmeldung zu vereinfachen, stellen wir Ihnen Templates bereit. Diese können Sie herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Mehr dazu erfahren Sie unter:

Für jede Vorgangsart haben wir Ihnen neben einer Beschreibung jeweils eine Liste der notwendigen Pflichtfelder sowie ein Beispiel-Template bereitgestellt.

Dateibenennung zur Festlegung der Vorgangsart

Die Zuordnung zur entsprechenden Vorgangsart wird anhand des Dateinamens vorgenommen.

Im Dateinamen sind die folgenden Angaben zu hinterlegen:

Vorgaben
  • Vorgangsart – erstes Zeichen des Dateinamens, resultierend wird die entsprechende Verarbeitung im VLB angestoßen
  • MVB-Kennnummer des Verlages
  • Datum des Datei-Uploads – 8-stellig in der Form JJJJMMTT
  • optionaler Zusatztext – darf keine Leerzeichen enthalten
  • diese Angaben sind im Dateinamen mit “_” aneinanderzufügen.
Benennung
  • [Vorgangsart]_[MVB-Kennnummer]_[Datum JJJJMMTT]_[Freitext].xls
  • z.B. V_5108985_20130904_SpringerPreisaenderungen.xls

Bitte achten Sie auch auf das korrekte Dateiformat XLS. Weder xlsx- noch csv-Dateien können verarbeitet werden.

Standard- und Pflichtfeld-Template

Das Standard-Template ist eine Excel-Datei, die alle unterstützten Felder beinhaltet. Jedes Feld wird in Form einer Spalte abgebildet. Spalten mit Feldern, die Sie nicht befüllen möchten, können Sie einfach löschen.

Für die Neumeldungen eines Produkt an das VLB müssen Angaben zu Pflichtfeldern In den Produktinformationen enthalten sein. Das Pflichtfeld-Template beschränkt sich ausschließlich auf die Angabe dieser Feldinhalte.

Sie können das Pflichtfeld-Template auch als Ausgangspunkt für die Erstellung eines individuellen Templates verwenden. Um weitere Produktinformationen angeben zu können, tragen Sie einen Feldnamen als Spaltenüberschrift in einer freien Spalte ein.

Die Standard- und Pflichtfeldtemplates dienen Ihnen vor allem zur Neuanlage von Titeln im VLB. Wenn Sie Titel, die bereits im VLB vorhanden sind, anpassen möchten, können Sie sich diese auch erst als Excel-Reimport exportieren und die Daten in dieser Datei sowie den Dateinamen gemäß den Konventionen anpassen.

Für alle Templates bzw. Excel-Importe gilt:

  • Pro Zeile können Sie Informationen zu genau einem Produkt hinterlegen.
  • Die Spaltenüberschriften bzw. Zelleninhalte müssen wie hier vorgegeben verwendet werden, ebenso die Löschkennzeichen.
  • Vor dem FTP-Upload müssen Sie die Datei umbenennen. Der Dateiname muss so gewählt werden, dass er für die von Ihnen gewünschte Vorgangsart zutreffend ist.

Neumeldung

Mit dieser Vorgangsart können Sie Ihre neuen Titel im VLB hinzufügen.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
Z
  • ISBN13 oder EAN13
  • Kennnr
  • Titel
  • Produktform
  • Erscheinungsdatum
  • Lieferbarkeit
  • Warengruppen-Index
  • Warengruppe
  • EUR
  • MwSt
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die bereits im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.

Template

Veränderung

Mit dieser Vorgangsart können Sie in Ihren Titeln einzelne Produktinformationen (Felder) ergänzen, ersetzen und entfernen.

Durch Excel-Meldungen führen Sie auf einem Produkt ein inkrementelles Update aus. Das bedeutet, dass nur angegebene Inhalte geändert werden und alle restlichen Produktinformationen unberührt bleiben. Auch müssen Sie explizit angeben, dass Sie ein Feld entfernen möchten. Das Nicht-Angeben eines Feldes bedeutet nur, dass auf diesem keine Änderung durchgeführt werden soll. Zum Entfernen müssen Sie in das betroffene Feld ein sogenanntes Löschkennzeichen setzen. Dieses richtet sich nach dem Datentyp des jeweilig zu löschenden Feldes.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
V EAN13 oder ISBN13 (falls für Produkt vorhanden)
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die nicht im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.
  • Diese Vorgangsart kann auf aktive und inaktive Titel angewandt werden.

Template

Lieferbarkeitsstatusbestätigung

Die Vorgangsart “Veränderung” können Sie ebenso für die Bestätigung des Lieferbarkeitsstatus verwenden.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
V
  • EAN 13 oder ISBN 13 (falls für Produkt vorhanden)
  • Andere Felder werden für die Lieferbarkeitsstatusbestätigung nicht benötigt.
  • Es erfolgt nur eine Bestätigung des in den Metadaten des Produkts enthaltenen Lieferbarkeitsstatus.
  • Hiermit ist keine Änderung des Lieferbarkeitsstatus verbunden.
  • Produkte werden nicht auf “lieferbar” gesetzt, falls sie einen anderen Status haben.
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die nicht im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.

Template

Archivierung

Mit dieser Vorgangsart werden alle Titel, für die von Ihnen gesendeten ISBNs bzw. EANs, auf die Lieferbarkeitsangabe „inaktiv“ (Lieferbarkeit OP) umgestellt. Dieser Vorgang führt zur Archivierung der Titel, wodurch diese vom Handel ebenfalls als nicht lieferbar geführt werden.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
X
  • EAN13 oder ISBN13 (falls für Produkt vorhanden)
  • Weitere Felder sind unzulässig.
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die nicht im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.

Template

Reaktivierung

Mit dieser Vorgangsart werden alle Titel, für die von Ihnen gesendeten ISBNs bzw. EANs, auf die Lieferbarkeitsangabe „aktiv“ (Lieferbarkeit IP) umgestellt. Dieser Vorgang führt zur Reaktivierung der Titel, wodurch diese vom Handel wieder als lieferbar geführt werden.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
R
  • EAN13 oder ISBN13 (falls für Produkt vorhanden)
  • Weitere Felder sind unzulässig.
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die nicht im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.

Template

Ladenpreisaufhebung mit Archivierung

Mit dieser Vorgangsart können Sie für Ihre Titel Preise von einem gebundenen Ladenpreis auf einen ungebundenen Ladenpreis (UVP) umstellen. Der ungebundenen Ladenpreis (UVP) wird dabei mit demselben Betrag wie der gebundene Ladenpreis geführt werden. Zusätzlich wird Ihr Titel bei Erreichen des Ladenpreisaufhebungsdatums automatisch archiviert.

Dieser Vorgang löst die Veröffentlichung in der Gelben Beilage aus, sofern das Ladenpreisaufhebungsdatum im Veröffentlichungszeitraum (70-14 Tage vor Erreichen) liegt.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
A
  • EAN13 oder ISBN13 (falls für Produkt vorhanden)
  • Ladenpreisaufhebungsdatum
  • Weitere Felder sind nicht zulässig.
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die nicht im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.
  • Diese Vorgangsart kann auf aktive und inaktive Titel angewandt werden. Für inaktive Titel mit Lieferbarkeit “OP” wird folglich nur eine Ladenpreisaufhebung vorgenommen.

Template

Ladenpreisaufhebung mit Preisänderung

Mit dieser Vorgangsart können Sie für Ihre Titel Preise von einem gebundenen Ladenpreis auf einen ungebundenen Ladenpreis (UVP) umstellen. Der Betrag des ungebundenen Ladenpreises (UVP) ist explizit durch Sie festzulegen. Dieser Vorgang ist nur für den deutschen und österreichischen Preis möglich.

Bei Erreichen des Ladenpreisaufhebungsdatums werden die gemeldeten UVP-Preise (Ladenpreisaufhebung) als aktuelle Preise geführt, wodurch die Produkte keiner weiteren Preisbindung im Handel unterliegen.

Dieser Vorgang löst die Veröffentlichung in der Gelben Beilage aus, sofern das Ladenpreisaufhebungsdatum im Veröffentlichungszeitraum (70-14 Tage vor Erreichen) liegt.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
P
  • EAN13 oder ISBN13 (falls für Produkt vorhanden)
  • Ladenpreisaufhebung EUR und/oder Ladenpreisaufhebung EUR A
  • Ladenpreisaufhebungsdatum
  • MwSt
  • Weitere Felder sind nicht zulässig.
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die nicht im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.
  • Diese Vorgangsart kann auf aktive und inaktive Titel angewandt werden.

Template

Rückrufe

Mit dieser Vorgangsart können Sie Ihre Titel vom Markt zurückziehen. Zu jedem Rückruf geben Sie das Rückrufdatum und einen Grund an.

Bei Erreichen des Rückrufdatums werden die Titel automatisch als „inaktiv“ gekennzeichnet.

Dieser Vorgang löst die Veröffentlichung in der Gelben Beilage aus, sobald das Ladenpreisaufhebungsdatum im Veröffentlichungszeitraum (70-14 Tage vor Erreichen) liegt.

Vorgangsart Pflichtfelder Hinweise
C
  • EAN13 oder ISBN13 (falls für Produkt vorhanden)
  • Rückrufdatum
  • Rückruftext
  • Weitere Felder sind nicht zulässig.
  • Titel mit einer ISBN oder EAN, die nicht im VLB vorhanden ist oder nicht zu Ihrem Verlag gehört, können nicht verarbeitet werden.
  • Diese Vorgangsart kann auf aktive und inaktive Titel angewandt werden.

Template