Excel-Titelmeldung

Die Übermittlung von Titeldaten mittels Excel-Import richtet sich primär an kleine und mittelgroße Verlage. Der Excel-Import stellt eine optimale Lösung für Ihren Verlag dar, falls Ihr Titelbestand zu groß für eine Pflege all Ihrer Daten auf www.vlb.de ist und Sie nicht über eine Datenbank mit ONIX-Export-Schnittstelle verfügen.

Hinweis: Der Umfang an Produktinformationen, die durch Excel-Titelmeldungen an das VLB geschickt werden können, ist aufgrund von Formatbeschränkungen geringer, als der von ONIX-Titelmeldungen sowie der auf VLB-Online angebotene. Zusätzliche auf VLB-Online hinterlegte Angaben bleiben bei erneuter Änderungsmeldung via Excel jedoch erhalten und gehen nicht verloren.

Durch die Möglichkeit mit Excel-Titelmeldungen ausschließlich einzelne Inhalte zu ergänzen, zu ersetzen oder zu löschen – inkrementelle Updates – bietet sich dieses Verfahren auch für einfach vorzunehmende Anpassungen an Ihrem Titelbestand (bspw. nachträgliche Schlagwortvergabe oder thema-Klassifikation) an.

Auch ONIX-Meldern ist es möglich, Excel-Titelmeldungen zu schicken. Bitte beachten Sie: nachgelagerte ONIX-Lieferungen müssen die über Excel gesendeten Manipulationen ebenfalls enthalten, da ONIX-Titelmeldungen keine inkrementellen Updates sind und vorgenommene Änderungen via Excel sonst durch die ONIX-Titelmeldung wieder entfernt werden.

Excel-Vorgangsarten

Der Excel-Import ist sowohl für Neumeldungen als auch für Veränderungen an den bereits in der Datenbank vorhandenen Titeln vorgesehen. Um die verschiedenen Möglichkeiten während des Importprozesses zu unterscheiden, wird mit verschiedenen Vorgangsarten gearbeitet. Beim Upload einer Excel-Titelmeldung im VLB wird anhand der Dateibenennung erkannt, ob es sich um Neumeldungen, Veränderungen etc. handelt.

Wie die Felder in einer Excel-Datei anzuwenden sind, können Sie unseren Vorlagen (Templates) entnehmen. Die Templates dienen Ihnen als Ausgangspunkt, um ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Excel-Dokument zu erstellen, welches alle für Sie relevanten Produktinformationen enthält.

Felder für die Titelmeldung

Für den Excel-Import sind die Produktinformationen bzw. Felder zugelassen, die von Verlagen am häufigsten verwendet werden. Diese umfassen einen Großteil, der unter VLB-Online anzugebenden Inhalte.

Hinweis: Falls Ihnen die nachfolgenden Felder aufgrund des begrenzten Umfangs nicht ausreichend erscheinen, sollten Sie keine ausschließliche VLB-Titelmeldung über Excel vornehmen.

Dateikonventionen

Der Excel-Import in das VLB unterstützt Dateien im .xls-Format (Excel 97-2000) und im .xslx-Format (Excel 2007 oder höher).
Dateien im csv-Format werden nicht unterstützt.

Excel-Export

Produkte, die sich im VLB befinden, können auf VLB-Online über die Titel-Export-Funktion in verschiedenen Formaten exportiert werden. Hierzu gehören auch die beiden nachfolgenden Excel-Exporte.

Excel-Reimport

Die mit dem Excel-Reimport erzeugte Datei enthält die Felder, die auch für den Excel-Import verwendet werden.

Durch den Excel-Reimport können Sie somit den aktuellen Stand im VLB beziehen, um diesen anzupassen, um ihn erneut ins VLB hochzuladen.

Bitte beachten Sie hier immer auch, dass der Dateiname entsprechend der gewünschten Vorgangsart geändert werden muss.

Excel

Zusätzlich steht ein einstellbarer Excel-Export zur Verfügung, der neben den Titeldaten auch weiterführende Informationen zum Verlag (Adresse, Kontakte etc.) oder zu Lieferbarkeiten bei Auslieferern enthält.

Ihnen stehen drei Arten des Exports zur Verfügung:

  • Volleinträge
  • Kurzeinträge
  • Benutzerdefiniert

Abhängig von der Art des Exports wird ein unterschiedlich großer Feldumfang exportiert. Beim benutzerdefinierten Export können Sie konkret die zu exportierenden Felder festlegen.